Cập nhật: 06/10/2026

Ngày 23/09/2026, Chính phủ ban hành Nghị định 365/2026/NĐ-CP về kinh doanh xuất, nhập khẩu gạo, có hiệu lực từ ngày 01/10/2026.

Doanh nghiệp cần xác định đúng phạm vi hoạt động để rà soát điều kiện kinh doanh, chất lượng lô hàng, kho và dự trữ, truy xuất nguồn gốc, kế hoạch nhập khẩu và chế độ báo cáo. Nghĩa vụ cụ thể phụ thuộc vào hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu và nhóm sản phẩm đang kinh doanh.

Nghị Định 365/2026/NĐ-CP Áp Dụng Cho Những Trường Hợp Nào?

Nghị định 365/2026/NĐ-CP điều chỉnh hoạt động kinh doanh xuất, nhập khẩu thóc, gạo các loại, được gọi chung là gạo. Doanh nghiệp cần xác định mình thuộc nhóm xuất khẩu, nhập khẩu hay thực hiện đồng thời cả hai hoạt động trước khi đối chiếu nghĩa vụ.

Đối với thương nhân xuất khẩu gạo hữu cơ, gạo đồ, gạo bổ sung vi chất dinh dưỡng:

Được miễn: điều kiện kinh doanh và Giấy chứng nhận theo khoản 4 Điều 3; dự trữ lưu thông theo Điều 12; trách nhiệm báo cáo theo Điều 25.

Vẫn phải thực hiện: quy trình, tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật về sản xuất, chế biến, bảo quản thóc, gạo do cơ quan có thẩm quyền ban hành theo khoản 2 Điều 17.

Ngoài phạm vi điều chỉnh: tạm nhập tái xuất, tạm xuất tái nhập, chuyển khẩu, quá cảnh, gia công gạo cho nước ngoài; xuất khẩu phi thương mại, viện trợ, biếu, tặng gạo. Các hoạt động này vẫn phải tuân thủ pháp luật liên quan.

Doanh Nghiệp Xuất Nhập Khẩu Gạo Cần Kiểm Soát Những Gì?

Sau khi xác định trường hợp áp dụng, doanh nghiệp cần đối chiếu từng yêu cầu pháp lý với hoạt động và hồ sơ thực tế. Các điểm kiểm soát nội bộ dưới đây mang tính gợi ý và cần được điều chỉnh theo sản phẩm, thị trường và phạm vi kinh doanh.

1. Điều Kiện Kinh Doanh, Giấy Chứng Nhận Và Cơ Sở Vật Chất

Đối với thương nhân thuộc diện kinh doanh xuất khẩu gạo, Điều 4 yêu cầu có ít nhất 01 kho chuyên dùng để chứa thóc, gạo và 01 cơ sở xay xát gạo đáp ứng quy định về an toàn thực phẩm, tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật.

Thương nhân thuộc diện áp dụng phải có Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh xuất khẩu gạo và duy trì các điều kiện trong quá trình hoạt động. Những nội dung cần rà soát gồm:

• Thông tin kho và cơ sở xay xát đã kê khai;
• Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng; (nếu thuê kho hoặc cơ sở xay xát, phải có hợp đồng bằng văn bản, thời hạn thuê bảo đảm thời hạn của Giấy chứng nhận.)
• Việc duy trì điều kiện kinh doanh trong suốt quá trình hoạt động.

Khi không còn đáp ứng điều kiện kinh doanh hoặc có thay đổi về kho, cơ sở xay xát đã kê khai, thương nhân phải báo cáo ngay bằng văn bản với Bộ Công Thương và UBND cấp tỉnh nơi có kho, cơ sở xay xát đó (điểm a khoản 1 Điều 25). Nếu nội dung Giấy chứng nhận có thay đổi, doanh nghiệp thực hiện thủ tục sửa đổi, bổ sung theo Điều 7.

Hồ sơ nên đối chiếu: Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh xuất khẩu gạo; giấy tờ sở hữu hoặc hợp đồng thuê; hồ sơ của kho, cơ sở xay xát; thông tin và hồ sơ thay đổi đã phát sinh.

2. Chất Lượng Gạo, Bao Bì Và Ghi Nhãn Theo Thị Trường

Điều 17 xác định các yêu cầu cần kiểm soát đối với gạo xuất khẩu, bao gồm sự phù hợp với tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật và các yêu cầu áp dụng tại thị trường nhập khẩu.

Trước khi giao hàng, doanh nghiệp cần đối chiếu:

• Yêu cầu pháp luật, tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật áp dụng;
• Yêu cầu của nước nhập khẩu;
• Yêu cầu riêng của nhà nhập khẩu và nội dung hợp đồng;
• Chủng loại, phẩm cấp và chỉ tiêu chất lượng đã thống nhất;
• Quy cách bao bì, đóng gói và khối lượng;
• Nội dung ghi nhãn và thông tin nhận diện lô;
• Kết quả kiểm tra hoặc thử nghiệm khi yêu cầu áp dụng có quy định.

Trường hợp nhà nhập khẩu có yêu cầu khác, doanh nghiệp cần xác định rõ phạm vi yêu cầu đó và đối chiếu với các quy định bắt buộc vẫn áp dụng trước khi thực hiện.

Nếu lô hàng không đáp ứng yêu cầu, doanh nghiệp nên nhận diện, tách riêng, xác định nội dung không phù hợp và xử lý trước khi giao hàng.

Hồ sơ nên đối chiếu: yêu cầu đơn hàng, hợp đồng, quy cách sản phẩm, kết quả kiểm tra hoặc thử nghiệm theo yêu cầu, mẫu nhãn được duyệt và hồ sơ kiểm tra trước giao hàng.

3. Điều Kiện Bảo Quản, Tồn Kho Và Dự Trữ Lưu Thông

Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp cần kiểm soát đồng thời điều kiện bảo quản, số liệu tồn kho và mức dự trữ lưu thông theo phạm vi áp dụng.

Đối với bảo quản, doanh nghiệp có thể rà soát điều kiện vệ sinh, kiểm soát côn trùng, tình trạng từng lô, vị trí và thời gian lưu kho. Các tiêu chí cụ thể cần được xác định theo loại sản phẩm, điều kiện kho và yêu cầu áp dụng.

Đối với tồn kho và dự trữ, cần kiểm tra:

• Số lượng nhập – xuất – tồn trên hồ sơ;
• Tồn kho thực tế;
• Chênh lệch giữa số liệu và thực tế, nếu có;
• Dữ liệu xuất khẩu của 06 tháng trước;
• Mức dự trữ lưu thông phải duy trì.

Điều 12 yêu cầu thương nhân kinh doanh xuất khẩu gạo thuộc diện áp dụng thường xuyên duy trì mức dự trữ lưu thông tối thiểu tương đương 5% số lượng gạo đã xuất khẩu trong 06 tháng trước đó. Yêu cầu dự trữ này không áp dụng đối với thương nhân xuất khẩu gạo hữu cơ, gạo đồ, gạo bổ sung vi chất dinh dưỡng theo khoản 4 Điều 3.

Hồ sơ nên đối chiếu: sổ nhập – xuất – tồn, biên bản kiểm kê, nhật ký kiểm tra kho và dữ liệu xuất khẩu dùng để xác định mức dự trữ.

4. Truy Xuất Nguồn Gốc Và Liên Kết Dữ Liệu Lô Hàng

Điều 17 đặt ra yêu cầu về truy xuất nguồn gốc đối với gạo xuất khẩu, nhưng không quy định doanh nghiệp phải áp dụng một phần mềm, mã số hoặc mô hình truy xuất cố định.

Về cách tổ chức nội bộ, doanh nghiệp cần bảo đảm có thể xác định nguồn hàng đến từ đâu và lô hàng đã được giao đi đâu, đồng thời liên kết được các dữ liệu phát sinh trong quá trình:

Tiếp nhận → sản xuất/xử lý → lưu kho → đóng gói → giao hàng.

Trường hợp một lô được chia nhỏ, trộn hoặc đóng gói lại, dữ liệu sau xử lý cần giữ được mối liên hệ với lô nguồn. Vì vậy, có mã lô chưa đủ nếu mã đó không thể dẫn ngược đến hồ sơ liên quan.

Doanh nghiệp có thể kiểm tra khả năng truy xuất bằng cách chọn thử một lô và đối chiếu:

• Nguồn hàng hoặc nhà cung cấp;
• Thời điểm tiếp nhận;
• Hồ sơ sản xuất hoặc xử lý;
• Vị trí và thời gian lưu kho;
• Hồ sơ đóng gói;
• Phiếu xuất kho và thông tin giao hàng.

5. Kế Hoạch Nhập Khẩu, Hồ Sơ Và Chế Độ Báo Cáo

Nghĩa vụ của thương nhân xuất khẩu và nhập khẩu không giống nhau. Doanh nghiệp thực hiện cả hai hoạt động cần quản lý riêng kỳ báo cáo, biểu mẫu và dữ liệu tổng hợp để tránh nhầm lẫn giữa hai nhóm nghĩa vụ.

Đối với kế hoạch nhập khẩu, doanh nghiệp cần lưu dữ liệu sử dụng để lập thông báo, số liệu nhập khẩu thực tế và bằng chứng đã gửi hồ sơ để phục vụ đối chiếu khi cần. 

Lưu ý chuyển tiếp: khoản 2 Điều 26 quy định trong vòng 45 ngày kể từ ngày 01/10/2026, thương nhân đang kinh doanh nhập khẩu gạo phải thực hiện đăng ký kế hoạch nhập khẩu với Bộ Công Thương.

Mỗi nhóm nghĩa vụ cần có người phụ trách, đầu mối tổng hợp số liệu và hồ sơ đối chiếu để kiểm tra trước khi gửi.

ISO 9001 Và ISO 22000 Hỗ Trợ Doanh Nghiệp Gạo Như Thế Nào?

Sau khi xác định các nghĩa vụ pháp lý cần thực hiện, doanh nghiệp có thể áp dụng hệ thống quản lý để chuẩn hóa việc kiểm soát chất lượng, an toàn thực phẩm và hồ sơ. ISO 9001 và ISO 22000 có trọng tâm khác nhau, vì vậy việc lựa chọn cần dựa trên hoạt động, mục tiêu quản lý và yêu cầu của khách hàng.

Doanh nghiệp không mặc định phải áp dụng đồng thời cả hai tiêu chuẩn. Chứng nhận ISO 9001 hoặc ISO 22000 không thay thế Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh xuất khẩu gạo, nghĩa vụ dự trữ lưu thông, kế hoạch nhập khẩu hoặc chế độ báo cáo theo Nghị định 365/2026/NĐ-CP.

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

Đánh Giá Và Chứng Nhận ISO Cho Doanh Nghiệp Gạo Tại ARES Vietnam

ARES Vietnam cung cấp dịch vụ đánh giá và chứng nhận ISO 9001, ISO 22000 cho doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu gạo. Quý doanh nghiệp có nhu cầu vui lòng liên hệ và chia sẻ thông tin về hoạt động sản xuất, kinh doanh, địa điểm và tiêu chuẩn quan tâm để trao đổi về phạm vi chứng nhận và kế hoạch đánh giá phù hợp.

• Hotline: 085.3858.553
• Email: service@aresvietnam.vn