Trong các dự án xây dựng, hồ sơ quản lý chất lượng cần được lập đồng thời với quá trình thi công để bảo đảm thông tin về vật liệu, kiểm tra, nghiệm thu và các thay đổi phát sinh được ghi nhận đầy đủ, nhất quán và có thể truy xuất.

Từ ngày 01/07/2026, Nghị định 207/2026/NĐ-CP và Thông tư 32/2026/TT-BXD cùng có hiệu lực, đặt ra các yêu cầu liên quan đến quản lý chất lượng, thi công và bảo trì công trình xây dựng. Vậy nhà thầu cần lưu ý trách nhiệm gì và chuẩn bị những nhóm hồ sơ nào theo từng giai đoạn? Bài viết dưới đây sẽ làm rõ các nội dung này.

Từ 01/07/2026, Nhà Thầu Cần Lưu Ý Gì Về Quản Lý Chất Lượng Công Trình?

Nghị định 207/2026/NĐ-CP quy định chi tiết một số nội dung của Luật Xây dựng về quản lý chất lượng, thi công xây dựng và bảo trì công trình. Thông tư 32/2026/TT-BXD hướng dẫn một số nội dung triển khai như kế hoạch tổ chức thí nghiệm, quan trắc trong quá trình thi công, kiểm định và giám định xây dựng.

Các quy định này liên quan trực tiếp đến việc nhà thầu tổ chức thi công, kiểm soát vật liệu, thực hiện thí nghiệm, nghiệm thu công việc, lập bản vẽ hoàn công và bàn giao tài liệu thuộc phạm vi thực hiện. Tùy theo tính chất công trình, hồ sơ thiết kế, tiêu chuẩn áp dụng và hợp đồng, thành phần hồ sơ cụ thể có thể khác nhau.

Điểm cần lưu ý là hồ sơ phải phản ánh quá trình thực hiện thực tế. Nhà thầu cần lập, kiểm tra và cập nhật tài liệu tại các mốc công việc tương ứng, đặc biệt đối với công việc bị che khuất, vật liệu trước khi đưa vào sử dụng hoặc hạng mục chuẩn bị chuyển bước thi công.

Chủ Đầu Tư Và Nhà Thầu Chịu Trách Nhiệm Về Hồ Sơ Như Thế Nào?

Hồ sơ hoàn thành công trình là tập hợp tài liệu của nhiều chủ thể, không phải toàn bộ đều do nhà thầu lập. Việc phân định đúng trách nhiệm giúp nhà thầu chủ động chuẩn bị phần việc của mình, đồng thời phối hợp kịp thời với chủ đầu tư và nhà thầu phụ.

Lưu ý: Hồ sơ nhà thầu chuẩn bị không đồng nghĩa với toàn bộ hồ sơ hoàn thành công trình. Nhà thầu chính nên thống nhất từ đầu danh mục tài liệu, biểu mẫu, thời hạn và đầu mối tiếp nhận hồ sơ của từng nhà thầu phụ. Cách tổ chức này giúp việc tổng hợp bám sát tiến độ, hạn chế tình trạng thiếu tài liệu khi nghiệm thu hoặc bàn giao. 

Nhà Thầu Cần Chuẩn Bị Hồ Sơ Gì Theo Từng Giai Đoạn?

Nhà thầu nên kiểm soát hồ sơ theo từng phần việc/hạng mục và gắn với thời điểm phát sinh. Mỗi nhóm tài liệu dưới đây cần được điều chỉnh theo hồ sơ thiết kế, chỉ dẫn kỹ thuật, quy chuẩn, tiêu chuẩn áp dụng và yêu cầu hợp đồng của công trình.

1. Trước Khi Triển Khai Thi Công

Giai đoạn này cần làm rõ cách nhà thầu sẽ tổ chức, kiểm soát và nghiệm thu phần việc tại công trường. Tài liệu chuẩn bị từ đầu là cơ sở để các bộ phận thống nhất trách nhiệm và các mốc cần kiểm tra.

Nhóm hồ sơ thường gồm:

• Hệ thống quản lý thi công tại công trường và tài liệu phân công trách nhiệm.
• Biện pháp kiểm tra, kiểm soát chất lượng vật liệu, sản phẩm, cấu kiện và thiết bị sử dụng cho công trình.
• Biện pháp thi công, biện pháp bảo đảm an toàn và tiến độ thi côn
• Kế hoạch kiểm tra, nghiệm thu công việc xây dựng, giai đoạn thi công hoặc bộ phận (hạng mục), nghiệm thu hoàn thành hạng mục, công trình.
• Kế hoạch tổ chức thí nghiệm.
• Đề cương quan trắc đối với công trình hoặc hạng mục có yêu cầu quan trắc theo hồ sơ thiết kế.

Kế hoạch tổ chức thí nghiệm cần bám sát hồ sơ thiết kế, quy chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn áp dụng, chỉ dẫn kỹ thuật và yêu cầu hợp đồng. Nội dung chủ yếu gồm đối tượng thí nghiệm, phép thử tương ứng, thời điểm thí nghiệm dự kiến và phòng thí nghiệm chuyên ngành xây dựng được sử dụng.

Trường hợp cần điều chỉnh kế hoạch tổ chức thí nghiệm, nhà thầu phải trình chủ đầu tư chấp thuận trước khi thực hiện. Đối với công trình hoặc hạng mục có yêu cầu quan trắc theo hồ sơ thiết kế, nhà thầu cần lập đề cương quan trắc trình chủ đầu tư chấp thuận.

2. Trước Khi Đưa Vật Liệu, Cấu Kiện, Thiết Bị Vào Sử Dụng

Trước khi sử dụng, nhà thầu cần có căn cứ cho thấy vật liệu, sản phẩm, cấu kiện hoặc thiết bị phù hợp với thiết kế, chỉ dẫn kỹ thuật, quy chuẩn, tiêu chuẩn áp dụng và hợp đồng. Hồ sơ ở bước này là căn cứ kiểm soát đầu vào, không chỉ là chứng từ mua hàng.

Nhóm tài liệu cần rà soát gồm:

• Tài liệu về nguồn gốc, chất lượng; chứng từ xuất xứ hoặc chứng nhận tương ứng khi thuộc trường hợp áp dụng.
• Tài liệu kỹ thuật của sản phẩm, cấu kiện hoặc thiết bị.
• Kết quả thí nghiệm, thử nghiệm, kiểm định hoặc tài liệu chứng minh sự phù hợp theo yêu cầu kỹ thuật.
• Biên bản nghiệm thu vật liệu, sản phẩm, cấu kiện, thiết bị trước khi đưa vào sử dụng cho công trình.
• Tài liệu thể hiện việc đánh giá và chấp thuận, phê duyệt theo quy định khi thay đổi chủng loại, nguồn gốc xuất xứ hoặc thông số kỹ thuật.

Nhà thầu nên liên kết mỗi lô vật liệu với vị trí sử dụng, biên bản kiểm tra và kết quả thí nghiệm liên quan. Khi phát sinh truy xuất hoặc đối chiếu, chuỗi tài liệu này sẽ cho thấy vật liệu nào đã được sử dụng cho phần việc nào và trên căn cứ kỹ thuật nào.

3. Trong Quá Trình Thi Công Và Nghiệm Thu

Hồ sơ giai đoạn này cần ghi nhận việc thi công và kiểm soát chất lượng đã thực sự diễn ra như thế nào. Tài liệu phải được cập nhật theo tiến độ, đặc biệt đối với công việc bị che khuất hoặc trước khi chuyển bước thi công.

Nhà thầu cần lập và lưu trữ, tùy phạm vi áp dụng:

• Nhật ký thi công xây dựng công trình.
• Hồ sơ trắc đạc, thí nghiệm, quan trắc, kiểm tra, chạy thử và tài liệu kỹ thuật liên quan.
• Biên bản nghiệm thu công việc xây dựng; nghiệm thu giai đoạn hoặc bộ phận công trình.
• Hồ sơ xử lý sai sót, khiếm khuyết và các nội dung không phù hợp phát sinh trong quá trình thi công.
• Tài liệu liên quan đến thay đổi thiết kế hoặc điều chỉnh kỹ thuật đã được xem xét, chấp thuận theo thẩm quyền.
• Bản vẽ hoàn công theo phần việc thực tế thi công.

Nhật ký, kết quả thí nghiệm, biên bản nghiệm thu và bản vẽ hoàn công cần cùng phản ánh một phần việc và mốc thời gian phù hợp. Nếu các tài liệu được lập riêng lẻ mà không có sự đối chiếu, nhà thầu dễ gặp vướng mắc khi nghiệm thu hoặc giải trình sau này.

4. Khi Hoàn Thành Và Bàn Giao

Khi hạng mục, công trình hoặc phần việc hoàn thành, nhà thầu tập hợp và bàn giao tài liệu thuộc trách nhiệm của mình. Đây là bước kiểm tra tính đầy đủ, nhất quán và khả năng truy xuất của hồ sơ đã phát sinh, không phải thời điểm tạo lại các chứng cứ lẽ ra phải lập tại hiện trường.

Nhà thầu cần rà soát, tổng hợp theo yêu cầu dự án:

• Hồ sơ quản lý chất lượng của phần việc đã thực hiện và bản vẽ hoàn công tương ứng.
• Quy trình vận hành (nếu có), quy trình bảo trì công trình.
• Danh mục thiết bị, phụ tùng, vật tư dự trữ thay thế.
• Tài liệu xác nhận khắc phục các tồn tại, khiếm khuyết hoặc điều kiện nghiệm thu còn lại, nếu có.
• Danh mục hồ sơ và biên bản bàn giao cho chủ đầu tư hoặc đầu mối tiếp nhận theo quy định của dự án.

Lưu ý về lưu trữ: Điều 28 quy định các thành phần hồ sơ hoàn thành phải lập bằng tiếng Việt; nếu có yếu tố nước ngoài, các bên có thể thỏa thuận sử dụng thêm tiếng Anh hoặc ngoại ngữ khác. Hồ sơ hoàn thành phải lưu trữ bằng bản gốc và bản sao điện tử; nếu không có bản gốc thì được thay thế bằng bản chính hoặc bản sao hợp pháp.

Checklist Rà Soát Hồ Sơ Quản Lý Chất Lượng Dành Cho Nhà Thầu

Bảng dưới đây là checklist khởi đầu để nhà thầu phân công và theo dõi. Danh mục cuối cùng cần được bổ sung theo từng hạng mục, biện pháp thi công và yêu cầu riêng của dự án.

Những Sai Sót Khiến Hồ Sơ Chất Lượng Thường Phải Bổ Sung

1. Hồ Sơ Không Khớp Với Thực Tế Thi Công

Nhật ký, biên bản nghiệm thu, kết quả thí nghiệm và bản vẽ hoàn công có thể cùng tồn tại nhưng lại không thống nhất về thời điểm, vị trí hoặc khối lượng công việc. Sai khác này làm giảm giá trị chứng minh của hồ sơ và thường bị phát hiện muộn khi chuẩn bị nghiệm thu hoàn thành.

2. Hồ Sơ Vật Liệu Chưa Đầy Đủ Trước Khi Sử Dụng

Vật liệu đã đưa vào công trình nhưng tài liệu kỹ thuật, kết quả thử nghiệm hoặc biên bản kiểm tra đầu vào chưa hoàn chỉnh là tình huống phổ biến. Khi đó, việc bổ sung sau thường khó hơn vì không còn điều kiện kiểm tra đúng thời điểm hoặc xác định rõ lô vật liệu đã sử dụng.

3. Thay Đổi Kỹ Thuật Nhưng Hồ Sơ Không Được Cập Nhật

Thay đổi chủng loại vật liệu, biện pháp thi công, thông số kỹ thuật hoặc thiết kế cần được đánh giá và chấp thuận theo thẩm quyền trước khi phản ánh vào hồ sơ. Nếu bản vẽ hoàn công và hồ sơ nghiệm thu vẫn theo thông tin cũ, hồ sơ sẽ không phản ánh đúng hiện trạng công trình.

4. Đợi Đến Cuối Công Trình Mới Tập Hợp Hồ Sơ

Việc dồn hồ sơ vào cuối dự án khiến nhà thầu mất cơ hội kiểm soát tại các mốc quan trọng. Các công việc bị che khuất, thí nghiệm cần thực hiện theo tiến độ hoặc tài liệu của nhà thầu phụ thường là những phần khó khôi phục nhất.

Nhà thầu nên kiểm tra theo 5 bước: Danh mục hồ sơ → Mốc thời gian lập → Người phụ trách → Đối chiếu hiện trường → Xử lý sai khác. Thực hiện lặp lại theo từng giai đoạn sẽ giúp phát hiện thiếu sót trước khi chuyển bước thi công.

ISO 9001 Hỗ Trợ Nhà Thầu Kiểm Soát Chất Lượng Như Thế Nào?

ISO 9001 không thay thế nghĩa vụ tuân thủ pháp luật xây dựng, yêu cầu thiết kế, quy chuẩn, tiêu chuẩn áp dụng hoặc các thành phần hồ sơ phải lập cho từng công trình. Tuy nhiên, tiêu chuẩn này có thể hỗ trợ nhà thầu xây dựng phương thức quản lý nhất quán giữa văn phòng, công trường, nhà cung cấp và nhà thầu phụ.

Theo đó, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa:

• Kiểm soát thông tin dạng văn bản, biểu mẫu, phiên bản và lịch sử sửa đổi.
• Phân quyền lập, kiểm tra, phê duyệt, lưu trữ và bàn giao hồ sơ.
• Kiểm soát nhà cung cấp, nhà thầu phụ và vật liệu đầu vào.
• Kiểm soát quá trình thi công và đầu ra không phù hợp.
• Quản lý sự không phù hợp và hành động khắc phục.
• Quản lý thay đổi về vật liệu, biện pháp thi công, hồ sơ hoặc yêu cầu kỹ thuật.
• Theo dõi khả năng truy xuất hồ sơ theo công việc, hạng mục hoặc dự án.

Với yêu cầu quản lý an toàn tại công trường, doanh nghiệp có thể xem xét ISO 45001 như một hệ thống bổ trợ để nhận diện mối nguy, kiểm soát rủi ro và làm rõ trách nhiệm an toàn trong quá trình thi công.

ARES Vietnam cung cấp dịch vụ đánh giá và chứng nhận ISO 9001, ISO 45001 cho doanh nghiệp xây dựng theo phạm vi hoạt động đăng ký. Việc áp dụng hệ thống quản lý phù hợp có thể giúp doanh nghiệp chuẩn hóa cách kiểm soát quá trình và hồ sơ, trên cơ sở vẫn đáp ứng đầy đủ yêu cầu riêng của từng công trình.

Liên hệ ARES Vietnam:

• Hotline: 085.3858.553
• Email: Service@aresvietnam.vn

Câu Hỏi Thường Gặp