Khi phân loại hàng hóa xuất nhập khẩu, doanh nghiệp FDI cần kiểm soát bốn nội dung: thông tin hàng hóa; hồ sơ kỹ thuật và căn cứ xác định mã HS; các thay đổi liên quan; trách nhiệm phối hợp giữa các bộ phận.

Với dữ liệu đến từ công ty mẹ, nhà cung cấp và nội bộ, việc đối chiếu đúng mặt hàng và sử dụng tài liệu cập nhật giúp doanh nghiệp có cơ sở rà soát, giải trình mã số. Thông tư 85/2026/TT-BTC có hiệu lực từ 15/09/2026 đặt ra bối cảnh để doanh nghiệp xem xét các nội dung này trong hoạt động thực tế.

Thông Tư 85/2026/TT-BTC Quy Định Những Nội Dung Gì?

Thông tư 85/2026/TT-BTC quy định về phân loại, phân tích để phân loại hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu; xây dựng và sử dụng cơ sở dữ liệu về Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam. Đối tượng áp dụng gồm người khai hải quan, cơ quan hải quan, công chức hải quan và các tổ chức, cá nhân thực hiện công việc có liên quan. Thông tư có hiệu lực từ 15/09/2026, thay thế Thông tư 14/2015/TT-BTC và Thông tư 17/2021/TT-BTC. 

Theo Điều 4, một mặt hàng có một mã số duy nhất theo Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam. Việc phân loại phải tuân thủ các căn cứ được quy định tại khoản 2 Điều này, trong đó có Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam, Biểu thuế và 6 Quy tắc tổng quát giải thích Hệ thống HS. 

Theo Điều 5, kết quả phân loại được sử dụng để áp dụng chính sách quản lý hàng hóa và mức thuế theo quy định có hiệu lực tại thời điểm đăng ký tờ khai, đồng thời phải đáp ứng các điều kiện, thủ tục và hồ sơ tương ứng.

Phân Loại Hàng Hóa Xuất Nhập Khẩu Cần Dựa Trên Những Thông Tin Nào?

Tên hàng hoặc mã nội bộ giúp nhận diện mặt hàng nhưng chưa đủ để xác định mã HS. Doanh nghiệp cần làm rõ đặc tính thực tế của hàng hóa, sau đó đối chiếu với các căn cứ phân loại tương ứng.

1. Đặc Tính Thực Tế Của Hàng Hóa

Tùy mặt hàng, thông tin cần xem xét có thể gồm thành phần, cấu tạo, vật liệu, tính chất, tính năng, công dụng và các thuộc tính liên quan. Với máy móc, thiết bị hoặc linh kiện, có thể cần làm rõ thêm chức năng, nguyên lý hoạt động và mối liên hệ với thiết bị sử dụng.

Đối với sản phẩm đã qua sản xuất, thông tin phải phản ánh đặc tính của hàng hóa đầu ra thực tế. Nếu quá trình sản xuất làm thay đổi đặc tính của nguyên liệu, dữ liệu đầu vào không nên được sử dụng riêng lẻ để mô tả sản phẩm cần phân loại.

2. Tài Liệu Kỹ Thuật Và Căn Cứ Phân Loại

Catalogue sản phẩm, bảng thông số kỹ thuật, bản vẽ, bảng kê nguyên vật liệu hoặc kết quả giám định, thử nghiệm có thể giúp làm rõ đặc tính hàng hóa. Các tài liệu này cần tương ứng với đúng mặt hàng, model hoặc phiên bản đang xuất khẩu, nhập khẩu.

Thông tin kỹ thuật là cơ sở để đối chiếu hàng hóa với các quy định phân loại tại Điều 4 Thông tư 85/2026/TT-BTC. Nếu chưa xác định được mã số duy nhất, khoản 1 Điều 6 quy định sử dụng thêm Chú giải chi tiết Danh mục HS, Tuyển tập ý kiến phân loại của WCO, Chú giải bổ sung Danh mục AHTN và Cơ sở dữ liệu về Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam.

Khi cơ quan hải quan chưa đủ cơ sở xác định tính chính xác của việc phân loại do người khai hải quan thực hiện, việc phân tích, giám định hàng hóa được tiến hành theo Điều 3 của Thông tư.

Doanh Nghiệp FDI Cần Kiểm Soát Gì Khi Phân Loại Hàng Hóa?

Với doanh nghiệp FDI, thông tin phục vụ phân loại có thể đến từ công ty mẹ, nhà cung cấp và nhiều bộ phận nội bộ. Vì vậy, ngoài việc có đủ thông tin kỹ thuật, doanh nghiệp cần kiểm soát đúng mặt hàng, đúng tài liệu, đúng căn cứ và đúng phiên bản đang sử dụng.

1. Đối Chiếu Thông Tin Hàng Hóa Giữa Các Nguồn

Mã hàng nội bộ, mã nhà cung cấp, tên hàng và model cần liên kết được với đúng hàng hóa thực tế. Thông tin trên chứng từ cũng cần đối chiếu với catalogue, specification, bản vẽ hoặc dữ liệu kỹ thuật liên quan.

Ví dụ, một linh kiện có thể được công ty mẹ, nhà cung cấp và chứng từ thương mại nhận diện bằng các mã hoặc tên gọi khác nhau. Nếu không đối chiếu đúng, doanh nghiệp có thể sử dụng tài liệu kỹ thuật của một mặt hàng cho mặt hàng khác.

2. Lưu Căn Cứ Xác Định Mã HS Và Hồ Sơ Kỹ Thuật

Với từng mã hàng, doanh nghiệp nên lưu được đặc tính đã xem xét, tài liệu sử dụng và căn cứ xác định mã HS. Hồ sơ cần tương ứng với đúng model, phiên bản và có khả năng truy xuất khi cần rà soát hoặc giải trình.

Nếu tài liệu được cập nhật hoặc có bản dịch sử dụng nội bộ, cần kiểm soát mối liên kết với tài liệu gốc để tránh sử dụng nhầm phiên bản.

3. Rà Soát Khi Hàng Hóa Hoặc Căn Cứ Phân Loại Thay Đổi

Thay đổi về thành phần, cấu tạo, công dụng, model, nguồn cung, tài liệu kỹ thuật hoặc căn cứ pháp lý liên quan cần được xem xét nếu có khả năng ảnh hưởng đến đặc tính hoặc cơ sở phân loại đang sử dụng.

Tuy nhiên, phát sinh thay đổi không mặc nhiên dẫn đến thay đổi mã HS. Chẳng hạn, khi thay nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xác định hàng hóa từ nguồn mới có thay đổi đặc tính liên quan đến phân loại hay không trước khi tiếp tục sử dụng mã hiện tại.

4. Phân Công Trách Nhiệm Và Xử Lý Thông Tin Chưa Đầy Đủ

Thông tin phục vụ phân loại thường liên quan đến nhiều bộ phận. Doanh nghiệp nên xác định rõ đầu mối cung cấp thông tin, xác nhận kỹ thuật, rà soát mã HS và cập nhật dữ liệu.

Khi thông tin giữa các nguồn thiếu hoặc mâu thuẫn, cần xác định nội dung phải làm rõ, đầu mối xác nhận và thời điểm cập nhật kết quả trước khi dữ liệu được sử dụng để khai báo. Nếu hồ sơ chưa đủ để xác định đặc tính cần thiết, doanh nghiệp cần bổ sung tài liệu hoặc xem xét sử dụng dịch vụ giám định theo trường hợp phù hợp. 

Checklist Rà Soát Thông Tin Và Hồ Sơ Trước Khi Khai Báo Hải Quan

Trước khi sử dụng dữ liệu hàng hóa để khai báo, doanh nghiệp có thể kiểm tra sáu nội dung sau:

Lưu ý: checklist trên phục vụ kiểm soát thông tin nội bộ, không phải danh mục hồ sơ pháp lý áp dụng chung cho mọi hàng hóa.

Quản Lý Hồ Sơ Và Phối Hợp Nội Bộ Trong Hệ Thống ISO 9001

Doanh nghiệp có thể vận dụng yêu cầu về kiểm soát thông tin dạng văn bản và tiếp cận theo quá trình của ISO 9001 để đưa các hoạt động rà soát trên vào hệ thống quản lý, duy trì thực hiện nhất quán và cải tiến khi phát sinh sai sót.

ISO 9001 không thay thế căn cứ pháp lý, kỹ thuật để phân loại hàng hóa và không xác nhận tính chính xác của mã HS.

ARES Vietnam cung cấp dịch vụ đánh giá và chứng nhận ISO 9001 cho doanh nghiệp sản xuất và dịch vụ. Liên hệ ARES Vietnam để tìm hiểu phạm vi và quy trình đánh giá phù hợp.

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)