Trong môi trường kinh doanh ngày càng đòi hỏi sự chuẩn hóa và minh bạch, việc xây dựng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế đã trở thành yêu cầu tất yếu đối với doanh nghiệp. ISO là bộ tiêu chuẩn được áp dụng rộng rãi nhằm chuẩn hóa hoạt động quản lý và nâng cao năng lực vận hành. Bài viết dưới đây cung cấp cái nhìn tổng quan về cơ chế chứng nhận ISO và những giá trị thực tiễn mang lại cho tổ chức.

Hệ Thống Quản Lý ISO Và Xu Hướng Áp Dụng

ISO 9001 – Hệ thống quản lý chất lượng là bộ yêu cầu về hệ thống quản lý do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (International Organization for Standardization – ISO) ban hành từ tháng 3 năm 1987. Từ thời điểm đó, tiêu chuẩn này đã được nhiều quốc gia áp dụng và chuyển đổi thành tiêu chuẩn quốc gia.

Trong thực tiễn thương mại, chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO ngày càng được xem như một điều kiện cơ bản trong giao dịch và kiểm soát chất lượng. Chính yêu cầu này đã thúc đẩy xu hướng áp dụng ISO trên phạm vi toàn cầu.

Bên cạnh ISO 9001, nhiều hệ thống quản lý khác như ISO 14001 (Quản lý môi trường), ISO 22000 (An toàn thực phẩm)… cũng được xây dựng theo cùng một định hướng quản lý hệ thống.

Từ phiên bản ISO 9001:2015, tiêu chuẩn áp dụng Cấu trúc cấp cao (High Level Structure – HLS) gồm 10 điều khoản chính. Cấu trúc này đồng thời được sử dụng cho ISO 14001 và nhiều tiêu chuẩn quản lý khác, tạo điều kiện để doanh nghiệp tích hợp các hệ thống một cách đồng bộ.

Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp OHSAS 18001 đã được chuyển đổi thành ISO 45001 và chính thức ban hành vào tháng 3/2018. Các tiêu chuẩn như ISO 22000 cũng được điều chỉnh theo cấu trúc chung nhằm đảm bảo tính thống nhất trong quản lý.

Tiêu chuẩn quốc tế ISO

Phân Biệt “Chứng Nhận” Và “Công Nhận”

Trong quá trình đăng ký cấp chứng chỉ ISO, hai thuật ngữ thường dễ gây nhầm lẫn là “chứng nhận” (Certification) và “công nhận” (Accreditation).

Việc cấp chứng chỉ ISO được thực hiện thông qua quy trình đánh giá sự phù hợp (Conformity Assessment Procedures), nhằm xác định hệ thống quản lý của tổ chức có đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn hay không.

Quy trình này bao gồm ba chủ thể:

• Doanh nghiệp – đối tượng được đánh giá
• Tổ chức chứng nhận (Certification Body – CB) – đơn vị thực hiện đánh giá và cấp chứng chỉ
• Tổ chức công nhận (Accreditation Body – AB) – cơ quan giám sát và công nhận năng lực của tổ chức chứng nhận

Doanh nghiệp đăng ký đánh giá với CB để được chứng nhận. CB phải được AB công nhận theo tiêu chuẩn ISO/IEC 17021 nhằm bảo đảm tính khách quan, năng lực chuyên môn và độ tin cậy của hoạt động đánh giá.

Chứng nhận (Certification): Là việc bên thứ ba độc lập cấp văn bản xác nhận hệ thống quản lý của doanh nghiệp phù hợp với tiêu chuẩn quy định.

Công nhận (Accreditation): Là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận tổ chức chứng nhận đủ năng lực thực hiện hoạt động chứng nhận.

Logo Trên Chứng Chỉ ISO

Một chứng chỉ ISO hợp lệ thường thể hiện:

• Logo của Tổ chức chứng nhận (CB)
• Logo của Tổ chức công nhận (AB)
• Trong nhiều trường hợp, có thêm logo của IAF – Diễn đàn Công nhận Quốc tế

Các tổ chức công nhận (AB) trên thế giới hoạt động trong khuôn khổ giám sát của IAF. Chứng chỉ có dấu IAF thường được thừa nhận rộng rãi hơn trong thương mại quốc tế, đặc biệt trong một số hoạt động xuất nhập khẩu và thông quan hàng hóa.

Xác Minh Tính Hợp Lệ Của Chứng Chỉ ISO

Thay vì dựa vào tem chống giả hay dấu nổi, phương thức xác minh chính xác nhất hiện nay là tra cứu thông tin trên website của tổ chức công nhận (AB).

Chứng chỉ ISO thông thường có hiệu lực trong vòng 3 năm. Tuy nhiên, để duy trì hiệu lực, doanh nghiệp phải thực hiện đánh giá giám sát định kỳ hằng năm. Việc không thực hiện đánh giá giám sát theo quy định có thể dẫn đến việc chứng chỉ mất hiệu lực.

Lợi Ích Của Chứng Nhận ISO

ISO là chuẩn mực được thừa nhận rộng rãi trong thương mại quốc tế. Việc đạt chứng nhận mang lại nhiều giá trị thiết thực cho tổ chức, bao gồm:

• Xác nhận uy tín thông qua đánh giá độc lập của bên thứ ba
• Thúc đẩy cải tiến liên tục, nâng cao hiệu quả vận hành và giảm chi phí
• Đảm bảo sản phẩm và dịch vụ đáp ứng yêu cầu của khách hàng
• Củng cố mối quan hệ với các bên liên quan
• Tăng cường quản lý rủi ro và khả năng truy xuất nguồn gốc
• Hỗ trợ nhận diện và tuân thủ các yêu cầu pháp luật
• Gia tăng lợi thế cạnh tranh trong hoạt động đấu thầu và mua sắm

Tuyên Bố Miễn Trừ

Nội dung được cung cấp nhằm mục đích phổ biến thông tin. Trong trường hợp phát sinh sai sót về nguồn hoặc ảnh hưởng đến quyền lợi hợp pháp của tổ chức, cá nhân liên quan, vui lòng liên hệ để được điều chỉnh kịp thời.

Trang web tham khảo

Trang web JAS-ANZ của New Zealand và Úc: http://www.jas-anz.org/
Trang web của IAF – Diễn đàn Công nhận Quốc tế: https://www.iafcertsearch.org/about/iaf
Trang web của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế: https://www.iso.org/home.html