单一窗口机制：进出口企业需准备哪些申报材料?

单一窗口机制包括越南国家单一窗口（NSW）与东盟单一窗口（ASW），涉及进出口、过境货物及运输工具相关行政手续。自2026年10月15日起，第336/2026/NĐ-CP号法令正式生效，对相关手续的实施作出规定。

对于进出口企业而言，所需提交的材料取决于商品类别、业务类型及适用的行政手续。本文将梳理企业需要准备的信息与单证，以及提交申报材料前应重点核查的事项。

文章目錄

单一窗口机制：国家单一窗口与东盟单一窗口有何区别？

国家单一窗口机制（NSW）与东盟单一窗口机制（ASW）在数据交换方面相互关联，但两者的实施范围有所不同。

比较项目	国家单一窗口机制（NSW）	东盟单一窗口机制（ASW）
适用范围	支持申报人与越南相关主管机关之间办理及协调处理行政手续。	连接东盟成员国的国家单一窗口系统。
主要功能	接收、传递信息及单证，并反馈手续办理结果。	在已实施的范围内，实现成员国之间电子信息与单证的交换。
企业关注重点	适用的行政手续、主管机关及所需提交的材料。	适用的单证类型、相关数据及与伙伴国之间的单证交换状态。

注意：根据第336/2026/NĐ-CP号法令第10条第1款a项及第49条第2款，通过国家单一窗口机制办理的行政手续清单及实施时间，以越南财政部长公布的内容为准。

单一窗口机制下，进出口企业需要准备哪些材料和信息？

为根据专业领域相关法律规定准备符合各项行政手续要求的申报材料，企业需要完成以下四个步骤。

1. 确定适用手续及材料受理渠道

在准备申报材料之前，企业需要根据以下信息确定货物所属的监管类别及应办理的行政手续：

货物信息：商品名称、成分、技术特性、用途及拟采用的HS编码。
业务类型：出口、进口、过境或与运输工具相关的业务。
专业领域行政手续：根据商品类别确定是否涉及许可、质量检验、检疫、食品安全或其他手续。
主管机关及受理系统：有权处理相关手续的主管机关、国家单一窗口门户的实施情况及现行指引。

核查结果应明确手续名称、主管机关、受理渠道及所需材料。HS编码是判断适用要求的重要依据，但仍需结合货物特性、用途及专业领域相关规定进行核对。

2. 核查账户、申报人员及数字签名

根据第336/2026/NĐ-CP号法令第11条和第12条，企业在提交申报材料前应核查以下事项：

注册信息：企业名称、税号、法定代表人及联系方式。
申报账户：账户使用状态、访问权限及被指定办理手续的人员。
数字签名：数字证书的有效期及证书持有人信息。
信息变更：如属于第12条第3款规定的情形，应重新办理注册。

根据第11条第1款，企业可以通过VNeID电子身份识别账户进行注册及访问系统。但对于要求使用数字签名的行政手续，企业仍须满足相应的数字签名要求。

3. 根据适用手续准备相关单证

确定需要办理的行政手续后，企业应汇总需要提交、出示或作为申报依据的相关文件。具体材料取决于各项手续及适用于相关货物的专业领域法律规定。

文件类别	需要准备的文件示例	在申报材料中的作用
行政手续表格	登记申请书、申报单、申请表格	按照各项手续规定的材料清单及表格要求准备。
商业及运输单证	商业发票、装箱单、提单，以及涉及相关要求时的合同	提供交易、运输及货物批次的相关信息。
货物技术资料	产品目录、技术参数、成分及用途说明文件	作为识别货物及确定适用监管要求的依据。
专业领域相关材料	许可证、检疫文件、质量检验文件、食品安全文件或其他专业文件	当货物属于专业监管或检验范围时，应按要求准备。
原产地证明材料	原产地证明及相关文件	当行政手续或原产地政策要求时准备。

上述清单仅列出企业通常需要核查的文件类别，并非适用于所有货物批次的统一申报材料。企业应根据具体行政手续，准确确定必须准备的文件。

4. 申报前核对货物信息

汇总相关单证后，企业应在通过系统提交申报材料之前，将原始文件中的数据与拟申报信息进行核对。

根据第336/2026/NĐ-CP号法令第18条及附件III，需要关注的信息包括：

货物识别信息： HS编码、商品名称、货物描述及特性。
数量及数值信息： 数量、计量单位、重量或质量以及货物价值。
其他相关信息： 原产地、制造商、生产国、使用目的及发票信息。

并非所有行政手续都要求填写上述全部信息。企业应根据具体手续确定适用的数据项目，并与原始单证进行核对，以确保申报信息准确、一致。

延伸阅读： 根据第85/2026/TT-BTC号通知进行进出口货物归类。

电子申报材料需要满足哪些条件？何时需要纸质文件？

根据第336/2026/NĐ-CP号法令第14条和第15条，企业需要区分电子单证与纸质单证的适用要求，同时关注将纸质单证转换为电子单证以供提交或出示时所需满足的条件。

电子申报材料及电子单证	纸质单证
符合适用的数据项目、表格及格式要求。	当专业领域相关法律规定要求时，应提交或出示纸质单证。
满足相应行政手续及电子交易法律规定的要求。	当国家单一窗口门户或专业领域业务处理系统发生故障时，可根据主管机关的指引使用纸质单证。
在规定要求时，应具备有权人员的数字签名。	按照适用要求准备正确形式及内容的纸质文件。

对于由纸质单证转换而成的电子单证，第15条第2款要求确保转换后内容的完整性，并由申报人使用已在国家单一窗口门户注册的数字签名对转换后的单证进行签署。

因此，文件扫描件或照片并不自动具备替代有效电子单证的法律效力。企业在使用前，应核查各项行政手续对文件转换及提交形式的具体要求。

企业在通过东盟单一窗口交换单证时应注意什么？

对于通过东盟单一窗口机制交换的单证，企业可以以电子原产地证书e-Form D为例，核查其适用范围、单证数据及传输接收状态。

1. 确认单证是否属于交换范围

开展相关业务前，企业应确认该类单证是否能够通过ASW进行交换，以及与伙伴国之间的单证交换是否已经实施。

例如，对于e-Form D，企业需要确认相关交易是否属于电子D格式原产地证书（C/O Form D）的适用范围。通过ASW进行单证交换，并不意味着所有进出口单证均可通过该机制传输和接收。

2. 核对 e-Form D 上的数据

在将e-Form D用于后续手续之前，企业需要核对电子原产地证书编号（e-COO）、签发国、货物批次信息及原产地内容，并与相关材料进行比对。如发现信息不一致，应在使用前向签发机关或相关签发单位核实。

3. 跟踪单证交换状态

企业需要区分e-Form D的签发状态与不同系统之间的单证传输接收状态。单证已发送，并不意味着进口国系统已成功接收。

企业可以通过国家单一窗口门户，输入e-COO编号并选择相应单证类型，查询e-Form D的状态。如无法查询到出口e-COO，企业应联系越南工贸部申请重新发送；对于进口e-COO，则应根据门户网站的指引，请求出口国相关单位重新发送。

查询入口： 通过国家单一窗口门户查询e-Form D状态。

企业应如何管理提交前后的申报材料？

除准备符合要求的申报材料外，企业还应根据各办理阶段跟踪材料处理情况，以便及时处理补充、修改要求，并保存相关办理结果。此类管理属于企业内部控制活动，并非第336/2026/NĐ-CP号法令规定的额外强制性行政手续。

办理阶段	需要控制的事项	应保存的记录
提交前	核查申报材料清单及申报数据。	已完成核查的申报材料。
提交后	跟踪受理状态及反馈信息。	申报编号、处理通知。
需要补充或修改时	确认相关要求，更新并重新提交材料。	反馈内容及更新后的申报材料。
办理完成后	按行政手续或货物批次进行结案归档。	最终处理结果及完整的最终申报材料。

对于委托货运代理或其他代理机构办理相关手续的企业，仍应跟踪申报材料的处理状态、补充要求及办理结果，以确保相关信息得到完整更新。

ISO 9001 与 ISO/IEC 27001 如何支持文件管理？

企业可以运用ISO 9001:2026及ISO/IEC 27001:2022，规范职责分工、文件控制及信息保护工作。

管理内容	相关标准	支持作用
申报材料处理流程	ISO 9001:2026	明确工作流程、职责及权限。
文件及版本管理	ISO 9001:2026	控制现行有效文件及其变更内容。
信息访问权限	ISO/IEC 27001:2022	根据岗位角色管理数据访问权限。
电子数据保护	ISO/IEC 27001:2022	支持保障信息的保密性、完整性及可用性。

应用上述标准有助于企业加强内部管理，但不能替代第336/2026/NĐ-CP号法令及专业领域相关法律规定的申报材料和行政手续要求。

常见问题（FAQ）

问题	回答
1. 已通过电子方式提交的单证是否仍需保存？	需要。第14条第5款规定，申报人必须按照法律规定保存电子单证及纸质单证。具体保存期限取决于适用于各类单证的相关规定。
2. 纸质单证与电子单证的信息不一致时，由谁承担责任？	根据第13条第2款c项，申报人应对已申报内容的准确性、真实性，已提交或出示的单证，以及纸质单证与电子单证之间的一致性负责。
3. 通过国家单一窗口门户提交申报材料，是否可以免除税款、费用及规费的缴纳义务？	不可以。根据第13条第2款b项，申报人仍须依法履行税款、费用、规费及其他应缴款项的缴纳义务。