Quy trình đánh giá

Bước 1: Đăng ký chứng nhận

Khi có nhu cầu được chứng nhận hệ thống quản lý (ví dụ: ISO 9001, ISO 14001…), khách hàng sẽ liên hệ Phòng Kinh doanh của ARES Việt Nam để cung cấp hồ sơ đăng ký chứng nhận có các thông tin sau:

• Tên tổ chức đăng ký và thông tin liên hệ
• Phạm vi yêu cầu chứng nhận
• Loại hình, lĩnh vực hoạt động và quy mô tổ chức
• Danh sách các địa điểm áp dụng chứng nhận (nếu có)
• Tình trạng áp dụng hệ thống quản lý hiện tại
• Cam kết tuân thủ các yêu cầu của hoạt động chứng nhận
• Các tài liệu pháp lý và tài liệu hệ thống quản lý có liên quan

Phòng Kinh doanh có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra sơ bộ tính đầy đủ của hồ sơ và chuyển cho Phòng Kỹ thuật để xử lý bước tiếp theo

Bước 2: Chuẩn bị đánh giá

Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký, Phòng Kinh doanh phối hợp với Phòng Kỹ thuật tiến hành rà soát và đánh giá sơ bộ để đảm bảo hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và đáp ứng điều kiện triển khai đánh giá. Trường hợp đạt yêu cầu, hồ sơ sẽ được trình phê duyệt để chuyển sang bước tiếp theo

Phòng Kỹ thuật thực hiện phân tích năng lực và rủi ro, quyết định tiếp nhận hồ sơ và thành lập đoàn đánh giá phù hợp. Đồng thời, chương trình đánh giá được thiết kế theo chu kỳ ba năm, bao gồm các giai đoạn đánh giá chứng nhận ban đầu, đánh giá giám sát và tái chứng nhận

Trên cơ sở đó, kế hoạch đánh giá cụ thể sẽ được lập và gửi cho khách hàng. Trước khi thực hiện đánh giá, tổ chức đăng ký và chuyên gia đánh giá cần xác lập cam kết về tính khách quan và bảo mật, đồng thời thống nhất danh sách tham dự các cuộc họp khai mạc và kết thúc

Bước 3: Đánh giá giai đoạn 1

Đợt đánh giá giai đoạn 1 được Trưởng đoàn đánh giá thực hiện với mục tiêu chính là:

• Hiểu rõ kế hoạch tổng thể triển khai hệ thống quản lý của tổ chức
• Xác định tính phù hợp, đầy đủ và nhất quán của các tài liệu hệ thống
• Làm rõ phạm vi chứng nhận đăng ký
• Đánh giá quy mô tổ chức, nguồn lực kỹ thuật và điều kiện thực tế phục vụ cho việc đánh giá
• Xác định tính khả thi của việc tiến hành đợt đánh giá giai đoạn 2 trong điều kiện cụ thể

Việc đánh giá giai đoạn 1 thường được thực hiện tại cơ sở của tổ chức đăng ký. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, cuộc đánh giá vẫn có thể được tiến hành ngoài địa điểm thực tế của tổ chức

Nếu phát hiện điểm không phù hợp, khách hàng cần thực hiện khắc phục trước khi chuyển sang giai đoạn 2

Bước 4: Đánh giá giai đoạn 2

Sau khi Trưởng đoàn đánh giá xác nhận rằng các điểm không phù hợp phát hiện trong đánh giá giai đoạn 1 đã được tổ chức khắc phục đầy đủ và đáp ứng yêu cầu, kế hoạch đánh giá giai đoạn 2 sẽ được lập và gửi tới tổ chức trước khi triển khai đánh giá thực tế tại hiện trường

Trong quá trình tiếp nhận kế hoạch đánh giá, tổ chức có quyền đưa ra ý kiến phản hồi về các nội dung liên quan, bao gồm:

• Thành phần của đoàn đánh giá
• Lịch trình làm việc dự kiến
• Các điều kiện hỗ trợ cần thiết tại hiện trường
• Đoàn đánh giá phải đến đơn vị được đánh giá đúng thời gian và liên hệ với đại diện khách hàng để tiến hành đánh giá

Cuối quá trình, tổ chức sẽ được thông báo kết quả đánh giá và cần khắc phục các điểm không phù hợp (nếu có) trong thời gian quy định

Bước 5: Thẩm tra hồ sơ

Sau khi đoàn đánh giá hoàn tất quá trình đánh giá tại hiện trường và chuyển giao hồ sơ đánh giá, công ty sẽ phân công các thành viên có đủ năng lực chuyên môn để thực hiện việc xem xét hệ thống và khách quan đối với toàn bộ nội dung hồ sơ

Quá trình xem xét tập trung đánh giá:

• Tính đầy đủ và phù hợp của hồ sơ
• Việc giải quyết các điểm không phù hợp (nếu có)
• Tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn chứng nhận và các quy định nội bộ

Đối với những hồ sơ đáp ứng đầy đủ yêu cầu và được xem xét chấp thuận, công ty sẽ tiến hành trình Ban lãnh đạo để phê duyệt quyết định cấp chứng nhận chính thức. Đồng thời, thực hiện trình báo theo quy định nội bộ và quy trình công khai thông tin chứng nhận

Bước 6: Quyết định chứng nhận

Sau khi hoàn tất quá trình đánh giá, người có thẩm quyền tại ARES Việt Nam sẽ xem xét và phê duyệt toàn bộ hồ sơ chứng nhận. Việc phê duyệt này xác nhận rằng hệ thống quản lý của tổ chức đã đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của tiêu chuẩn áp dụng

Dự thảo giấy chứng nhận sẽ được gửi đến khách hàng để xác nhận nội dung. Sau khi nhận được phản hồi, ARES Việt Nam sẽ cấp Giấy chứng nhận trong thời hạn 20 ngày làm việc. Đây là bằng chứng cho thấy tổ chức đã triển khai và vận hành hệ thống quản lý đạt yêu cầu

Tổ chức được chứng nhận có trách nhiệm tuân thủ các quy định về việc sử dụng giấy chứng nhận và dấu chứng nhận, bao gồm hình thức trình bày, phạm vi sử dụng và các giới hạn trong quảng bá

Song song đó, ARES Việt Nam sẽ gửi mẫu phiếu khảo sát ý kiến nhằm thu thập phản hồi từ khách hàng, phục vụ mục đích cải tiến chất lượng dịch vụ chứng nhận

Bước 7: Đánh giá giám sát định kỳ

Sau khi tổ chức được cấp Giấy chứng nhận hệ thống quản lý, ARES Việt Nam sẽ thực hiện các cuộc đánh giá giám sát định kỳ hằng năm nhằm đảm bảo hệ thống tiếp tục duy trì sự phù hợp, hiệu lực và khả năng cải tiến theo tiêu chuẩn áp dụng

Cuộc đánh giá giám sát đầu tiên phải được tiến hành trong vòng 12 tháng kể từ ngày cấp chứng nhận, theo đúng chương trình đánh giá đã được phê duyệt và tuân thủ quy định nội bộ

Trước mỗi đợt đánh giá, ARES Việt Nam sẽ gửi thông báo chính thức đến khách hàng và lập kế hoạch đánh giá cụ thể. Đoàn đánh giá thực hiện đánh giá tại hiện trường theo nội dung kế hoạch, ghi nhận kết quả và xác định các điểm không phù hợp (nếu có), cũng như các quan sát hoặc đề xuất cải tiến

Tổ chức có trách nhiệm thực hiện hành động khắc phục đối với các điểm không phù hợp được nêu. Sau đó, hồ sơ sẽ được thẩm tra nội bộ để đánh giá tính đầy đủ và phù hợp trước khi chính thức thông qua kết quả đánh giá. Kết quả này sẽ được thông báo đến khách hàng bằng văn bản.

Bước 8: Đánh giá chứng nhận lại

Trước khi chứng chỉ hết hạn, tổ chức đã được chứng nhận cần chủ động gửi yêu cầu tái đánh giá đến ARES Việt Nam để thực hiện thủ tục tái chứng nhận. Việc tái đánh giá nhằm đảm bảo hệ thống tiếp tục đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn áp dụng và duy trì hiệu lực chứng chỉ

Yêu cầu tái chứng nhận phải được nộp ít nhất một (01) tháng trước ngày hết hiệu lực của chứng chỉ. Sau khi tiếp nhận, ARES Việt Nam sẽ thực hiện các bước như xem xét hồ sơ, báo giá, ký kết hợp đồng và triển khai kế hoạch đánh giá

Quy trình tái chứng nhận về cơ bản tương tự quy trình đánh giá ban đầu, bao gồm: tiếp nhận hồ sơ, đánh giá giai đoạn 1 và 2 (nếu cần), xử lý điểm không phù hợp, thẩm tra hồ sơ và ra quyết định cấp chứng chỉ mới. Trong trường hợp thực hiện đúng thời hạn, ngày hết hạn của chứng chỉ mới sẽ kế thừa từ chứng chỉ cũ