Trong lĩnh vực dịch vụ và logistics, an toàn lao động và hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân sự là yếu tố then chốt trong mọi hoạt động – từ kho bãi, điều phối đến giao nhận. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn dừng ở mức đảm bảo tối thiểu, chỉ phản ứng khi xảy ra tai nạn hoặc bị kiểm tra.

Ngay cả khi đã có ISO 9001, việc thiếu ISO 45001 – Hệ thống Quản lý An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp (OHSMS) vẫn để lại khoảng trống lớn: quy trình đúng nhưng chưa chắc an toàn. Hậu quả là rủi ro tai nạn, gián đoạn vận hành, giảm năng suất và đánh mất cơ hội hợp tác quốc tế.

Để giúp doanh nghiệp chủ động và bài bản hơn, ARES Vietnam tổng hợp Checklist 6 bước chuẩn bị ISO 45001 đặc biệt dành cho khối dịch vụ và logistics, nhằm xây dựng môi trường làm việc an toàn – hiệu quả – bền vững.

Checklist chuẩn bị ISO 45001 – hướng dẫn cho Doanh Nghiệp Dịch Vụ & Logistics

Bước 1. Đánh Giá Hiện Trạng An Toàn Và Điều Kiện Lao Động

Trước khi bắt đầu, doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá toàn diện hiện trạng an toàn nghề nghiệp (OHS Assessment) – không chỉ về số liệu tai nạn, mà còn mức độ tuân thủ, nhận thức nhân sự và điều kiện thao tác thực tế.

Điểm rà soát trọng yếu với ngành logistics:

◼️Nguy cơ vận hành kho: xe nâng, bốc xếp, làm việc trên cao.

◼️Nguy cơ vận chuyển: an toàn phương tiện, giao thông nội bộ, hành trình giao nhận.

◼️Môi trường làm việc: tiếng ồn, chiếu sáng, nhiệt độ, hệ thống PCCC.

◼️Kiểm định định kỳ thiết bị nâng hạ và bảo dưỡng máy móc.

Kết quả đánh giá là dữ liệu đầu vào quan trọng giúp doanh nghiệp xác định rủi ro ưu tiên và lập kế hoạch cải thiện phù hợp trước khi bước vào giai đoạn chứng nhận.

Đánh giá hiện trạng an toàn và điều kiện lao động

BƯỚC 2. CẬP NHẬT PHÁP LÝ – TUÂN THỦ QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH

ISO 45001 yêu cầu doanh nghiệp xác định và cập nhật định kỳ các quy định pháp luật liên quan đến an toàn, sức khỏe nghề nghiệp và môi trường làm việc.

Doanh nghiệp cần:

◼️Liệt kê toàn bộ văn bản pháp lý áp dụng (Luật An toàn, Luật Lao động, quy định PCCC, v.v.).

◼️Đánh giá tình trạng tuân thủ hiện tại.

◼️Thiết lập cơ chế cập nhật và rà soát định kỳ.

Việc tuân thủ pháp lý không chỉ là yêu cầu của tiêu chuẩn, mà còn là lá chắn bảo vệ doanh nghiệp trước rủi ro pháp lý và uy tín thương hiệu.

Cập nhật yêu cầu pháp lý và tuân thủ quy định hiện hành

BƯỚC 3. THỂ HIỆN CAM KẾT LÃNH ĐẠO VÀ PHÂN BỔ NGUỒN LỰC

Trong ISO 45001, lãnh đạo giữ vai trò trung tâm của hệ thống. Cam kết phải thể hiện bằng hành động cụ thể, không chỉ là phê duyệt trên giấy.

Các hành động cần triển khai:

◼️Ban hành chính sách OHS gắn liền chiến lược phát triển.

◼️Bổ nhiệm nhân sự phụ trách an toàn hoặc Ban an toàn nghề nghiệp có quyền báo cáo trực tiếp lên lãnh đạo.

◼️Phân bổ ngân sách, thiết bị bảo hộ, công cụ đo lường và phần mềm quản lý sự cố.

◼️Đưa chỉ tiêu an toàn vào đánh giá hiệu suất lãnh đạo tuyến đầu.

Cam kết lãnh đạo mạnh mẽ là yếu tố quyết định giúp hệ thống vận hành thực chất, không hình thức.

Thể hiện cam kết lãnh đạo và phân bổ nguồn lực phù hợp

BƯỚC 4. ĐÀO TẠO VÀ NÂNG CAO NHẬN THỰC TOÀN DOANH NGHIỆP

An toàn chỉ trở thành văn hóa khi mọi nhân sự hiểu và chủ động thực hiện. Với đặc thù logistics, đào tạo cần phân cấp theo chức năng và rủi ro công việc.

Khung đào tạo đề xuất:

◼️Nhân viên vận hành: nhận diện mối nguy, sơ cấp cứu, quy trình ứng phó khẩn cấp.

◼️Quản lý tuyến đầu: đánh giá rủi ro, kiểm soát công việc, điều tra sự cố.

◼️Ban lãnh đạo: tích hợp yếu tố an toàn trong hoạch định chiến lược.

Mỗi khóa cần có biểu mẫu ghi nhận, bài kiểm tra và đánh giá hiệu quả đào tạo – đây là bằng chứng bắt buộc khi đánh giá chứng nhận ISO 45001.

Đào tạo và nâng cao nhận thức toàn doanh nghiệp

BƯỚC 5. XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUY TRÌNH & HỒ SƠ QUẢN LÝ AN TOÀN

Bộ quy trình là khung xương sống của hệ thống ISO 45001. Tài liệu phải phản ánh đúng thực tế vận hành, có khả năng cập nhật nhanh và dễ áp dụng.

Nhóm quy trình trọng yếu cho logistics:

◼️Nhận diện – đánh giá – kiểm soát rủi ro.

◼️Ứng phó khẩn cấp và sơ cứu.

◼️Bảo dưỡng, kiểm định thiết bị và quản lý PPE.

◼️Báo cáo, điều tra và hành động khắc phục sau sự cố.

◼️Kiểm soát nhà thầu và nhà cung cấp dịch vụ.

Lưu ý: Tránh sao chép máy móc từ mẫu có sẵn. Quy trình hiệu quả là quy trình được thiết kế theo thực tế doanh nghiệp, có minh chứng vận hành và hồ sơ đầy đủ.

Xây dựng hệ thống quy trình và hồ sơ quản lý an toàn

BƯỚC 6. ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ VÀ XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO

Sau khi hệ thống đi vào vận hành, doanh nghiệp cần đánh giá nội bộ định kỳ để kiểm tra tính tuân thủ và hiệu quả.

Thực hành cần thiết:

◼️Lập kế hoạch và checklist đánh giá nội bộ (Internal Audit Plan).

◼️Phân tích kết quả, xác định điểm chưa phù hợp, lập hành động khắc phục.

◼️Tổ chức họp xem xét lãnh đạo (Management Review) ít nhất mỗi quý hoặc theo quy mô doanh nghiệp.

◼️Đưa kết quả đánh giá vào chu trình PDCA để liên tục cải tiến.

Đây là bước “Kiểm tra và Hành động” giúp hệ thống ISO 45001 thực sự vận hành hiệu quả trong thực tế, chứ không chỉ là bộ tài liệu nội bộ.

Đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo

CHUẨN HÓA AN TOÀN ĐỂ PHÁT TRIỂN BỀN VỮNG

Thị trường ngày càng yêu cầu minh chứng rõ ràng về an toàn nghề nghiệp. Doanh nghiệp dịch vụ & logistics chuẩn bị sớm sẽ nắm lợi thế cạnh tranh thực sự – từ việc giữ chân nhân sự, giảm chi phí tai nạn, đến mở rộng hợp tác trong chuỗi cung ứng toàn cầu.

Nếu Anh/Chị đang cần đánh giá mức độ sẵn sàng hoặc xây dựng lộ trình triển khai ISO 45001 hiệu quả, hãy liên hệ ARES Vietnam – đội ngũ tư vấn đã đồng hành và triển khai thành công cho nhiều doanh nghiệp dịch vụ & logistics tại Việt Nam.